導入事例：外資系ホテル

初めてのRPA導入をITSOの対応力で乗り切った

「保守サービスは、技術者の対応スピードと人柄が決め手」

横浜を象徴する外資系ホテルの宿泊部門がRPAでコスト削減と業務効率化に取り組んだ。今回は、UiPathの導入から運用に携わった宿泊部門の部長と現場担当者に、パートナーとして選んだ株式会社ITSOの対応力について具体的なお話を伺った。

■ ITSOの対応力

―　RPAに期待した導入効果は何ですか。

部長　楽天トラベルなどの予約サイトから弊社の基幹システムへ予約データを手作業で入力していました。その作業をロボット化させることでコスト削減と業務効率化を実現することが目的です。コストについては、通常期の入力業務一人分の人件費を削減でき、繁忙期の残業代も軽減できると考えました。

―　スムーズに導入できましたか。

担当者　大変なこともありました。弊社とT社との契約は、「いつまでに何の作業をロボット化する」というものではなく、「2週間以内で可能な限りの作業をロボット化する」というものでした。結局、T社の見積もりが甘く弊社がやりたいことを実現するには時間が全く足りないことが発覚しました。

部長　これは想定外でした。その時にT社から紹介されたのがITSOの深野さんです。弊社とITSOが直接やり取りを始めたのはその時からです。開発開始から時間を気にせず深野さんが頑張ってくれた結果、3週間ほどで私どもの求めているロボットがUiPathで実現されました。あの時間があったからこそ、弊社とITSOとの間に信頼関係が築けたのだと思っています。

担当者　信頼関係を築けたので追加の開発からは直接ITSOへ依頼することに決めました。

―　RPAの導入効果を教えてください。

部長　通常期で一人分、繁忙期になると二人分の作業を軽減できたと感じています。手作業をロボット化したので入力ミスも防止できています。

■ ITSOの保守サービス

―　ITSOの保守サービスを選んだ理由は何ですか。

部長　RPAツールを導入したからには保守に入るのがあたり前だと考えていました。それと、導入の段階で親身になって対応してくださったITSOさんと「繋がっていたい」という気持ちもありました。深野さんの人柄も決め手です。

担当者　スポット対応していただく事も考えました。でも、長い目で見た時には保守に入った方がコストを軽減できて安心できると判断しました。

―　ITSOの保守サービスの良さを教えてください。

① 対応スピード

担当者　例えば、予約サイトのデータに変更があった時です。いろいろな会社の予約サイトを活用していますが、データの並びが変更されたり項目が増えたりする度に私どもへ連絡してくれる会社はありません。ロボットがデータを取り込もうとする時にエラーとなって初めて私どもは気づきます。このようなケースが月に１～２回は発生します。

そういう時にITSOへ電話かメールで連絡すると、１次回答は3～4時間以内に、対応はその日、遅くても翌日です。対応の速さはITSOの保守サービスの大きな魅力の一つです。もし、解決までに2～3日もかかってしまったら、その間は社員が手入力しなければならず、その分の人件費が発生します。速い対応スピードのおかげでコスト増を抑えることもできています。

② 誠実な対応

担当者　弊社の基幹システムがバージョンアップしたことでRPAが動かなくなったこともありました。かなり大掛かりな改修が必ようになりましたが、その時もITSOの深野さんが泊まり込みで対応してくださいました。

部長　そうやって一生懸命に対応してくれるITSOの姿勢を私は評価しています。対応が終わってから一緒に「お疲れ会」をしましたが、今まで外部の技術者とそういった場をもったことはありません。深野さんが初めてです。

③ 主体的に取り組む姿勢

担当者　あるプログラムの改修をしている時、予約システムの電話番号の表記が変更されていることに気づいたITSOの技術者は、そのことを指摘してくださり、その場で直ぐにプログラムを改修してくださいました。言われたことをやるだけでなく、主体的に取り組んでいただくおかげで、未然にトラブルを防げます。

■ 最後に

―　ITSOは、どのような企業にお勧めですか。

担当　ITSOのいいところは、開発の段階からいろいろと提案してくださることです。例えば、「予約サイトの画面からデータ抽出しようと」と考えていたところ、「ファイルをダウンロードした方がいい」と提案いただいたり、予約サイトと基幹システムのデータを名寄せする方法を一緒に考えてくださったりします。私どもはRPAの専門家ではありませんが、きちんとシステムを稼働させて目的を達成することができました。同じように、RPAにあまり詳しくない企業の担当者の方にとってはITSOが良いパートナーになると思います。

部長　RPAで業務効率化とコスト削減に取り組んでいる企業にお勧めできます。ITSOは、依頼したこと以上のことをしてくれます。技術者は誠実で人柄もよく、開発スピードも改修スピードも速く、とても信頼できます。